海運過程中包含的費用有碼頭費用、船公司費用、貨代費用、報檢/報關(guān)行費用和車隊運輸?shù)馁M用。
海運分為出口和進(jìn)口出口費用包括:海運費、陸運費、裝箱費、港雜費、THC、報檢費、報關(guān)費、鉛封費、設(shè)備交接單費、單證費、驗貨費和代理的操作費。
根據(jù)不同的航線,船公司還會收取一定的附加費。
進(jìn)口費用包括:換單費、港雜費、THC、報檢費、報關(guān)費、驗貨費、代理費、單證費、安保費和陸運費。
一、訂艙
1.客戶向貨代訂艙
(訂艙必須顯示:托運人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/
中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章)
2.客服人員收到訂艙單后,需確認(rèn)訂單
到付貨FOB/EXW/FCA:跟國外確認(rèn)
預(yù)付貨:Sales(預(yù)付貨)跟客戶核對運價,在確認(rèn)后由Sales在訂艙單上簽字
確認(rèn),然后再根據(jù)自編的S/O號向相應(yīng)船公司訂艙。
3.客服人員需跟船公司確認(rèn)艙位。訂艙完畢后,客服人員應(yīng)及時將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)
4.制作對應(yīng)的操作通知單,注明與訂艙信息相符的信息,發(fā)送給客戶,以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。
進(jìn)倉:進(jìn)倉通知單
拖卡:拖卡裝箱通知單
自拉自報:自拉自報協(xié)議書
*EXW/FCA:由客人提供提貨通知書,貨代安排車隊去提貨送倉
二、進(jìn)倉、拖車、自拉自報→報關(guān)
1.客戶行為
?、龠M(jìn)倉:客戶收到進(jìn)倉通知單后,在確認(rèn)內(nèi)附信息無誤可以進(jìn)倉后,需按照進(jìn)倉單上的時間地址準(zhǔn)時進(jìn)倉。報關(guān)資料需在規(guī)定時間內(nèi)寄送到貨代處,以便貨代安排報關(guān)。
?、谕峡ǎ嚎蛻羧缧柝洿才磐峡▓箨P(guān),需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后
進(jìn)行確認(rèn),如確認(rèn)無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息(拖卡時間、地點、
聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù))正確無誤地補(bǔ)充到通知單內(nèi),回傳給貨代。同時,
需將報關(guān)資料準(zhǔn)備齊全在貨代規(guī)定的時間內(nèi)寄送到位。
?、圩岳詧螅嚎蛻羧缧枳岳詧?,請在確認(rèn)好貨代提供的自拉自報協(xié)議書上的相關(guān)訂艙及費用信息后,將自拉自報協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨代,再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后,憑自拉自報協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進(jìn)港,并在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)告知箱封號等信息給到貨代。另報關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報關(guān)行進(jìn)行辦理。
2.貨代行為
?、龠M(jìn)倉:在客戶貨單均到的情況下安排出運:整柜貨,通知倉庫提箱裝箱安排進(jìn)港,接收倉庫提供的箱封號進(jìn)行截單;拼箱貨,轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行拼箱信息(順序、箱型、是否安排裝箱等)確認(rèn),通知倉庫進(jìn)行提箱裝箱進(jìn)港,接收倉庫提供的箱封號進(jìn)行截單。
報關(guān)資料移送報關(guān)行進(jìn)行審單,告知預(yù)安排報關(guān)時間。
*貨代確認(rèn)客戶到單到貨情況須知:
?、咆浳镞M(jìn)倉情況:
已入倉:需確認(rèn)貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符,跟倉庫確認(rèn)貨物是否有存在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況,需跟客戶確認(rèn):確認(rèn)能出運的,需讓客戶提供相應(yīng)的保函;不能出運的,請配合客戶進(jìn)行返工行為。(到付貨FOB原則上需跟國外進(jìn)行確認(rèn)是否能出運,預(yù)付貨需跟客戶進(jìn)行確認(rèn))
未入倉:需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)是否出運,如仍需出運,需告知客戶最晚截止送單送貨時間。同時通知客服,由客服來確認(rèn)是否等該客戶的貨。
⑵報關(guān)資料接收情況:
已接收:做好登記、整理、存檔工作,與客戶訂艙的信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)核實,并查看資料是否齊全。提前移交至報關(guān)行進(jìn)行審單(尤其是需要進(jìn)行商檢的單子,需提早交到報關(guān)行進(jìn)行商檢換單)
未接收:需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)單據(jù)寄送到位的時間,并確認(rèn)是否有商檢等特殊情況。如無法在規(guī)定時間內(nèi)寄送到,應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司,正本在報關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報關(guān)行。
?、谕峡ǎ涸谑盏娇蛻艋貍鞯耐峡ㄑb箱通知書后,根據(jù)客戶提供的信息以及所安排船期的截單進(jìn)港時間通知合作車隊安排提箱、拖卡裝箱、進(jìn)港等操作。并在車隊進(jìn)行安排后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進(jìn)行核對。在車隊提到箱子后,貨代根據(jù)車隊提供的箱封號等信息進(jìn)行截單。
報關(guān)資料移送報關(guān)行進(jìn)行審單,告知預(yù)安排報關(guān)時間。
?、圩岳詧螅贺洿恍韪鶕?jù)客戶提供的艙單信息進(jìn)行截單,在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司,并確保船公司已接收。
報關(guān)事項由客戶自行安排。
三、單證確認(rèn)→費用→簽單→歸檔
1.單證確認(rèn):
在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后,貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進(jìn)行提單相關(guān)信息錄入工作,及時發(fā)送至客戶進(jìn)行確認(rèn),直到確認(rèn)完畢。
注:簽單后客戶要求修改提單,貨代需視情況加收費用。
2.費用:
確認(rèn)出運后,貨代需制作費用,發(fā)送到客戶處由客戶進(jìn)行確認(rèn)開票事宜。在客戶確認(rèn)后,貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費用的需跟客服/Sales進(jìn)行確認(rèn)。
3.簽單
①貨代提單:
貨代在跟船公司確認(rèn)好離港信息后,單證需將確認(rèn)完畢的提單簽出,在客服確認(rèn)無誤并且簽字后上交財務(wù)保管。財務(wù)在確認(rèn)收到客戶付款后將提單蓋章后,將提單退到單證手中,由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。
注:客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費和提單正本后方能安排電放
?、诤_\提單:
海運提單由船公司簽出,貨代在收到船公司的海運提單后:正本提單,需將其中一正一副留底歸檔,剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理;電放提單,需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代;Seaway bill,只需將seaway bill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行下一步操作即可。
4.歸檔
客服在收到船公司的海單文件后,整理好與這票單子相關(guān)的海運費用、貨代提單信息進(jìn)行整合后掃描存檔,掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進(jìn)行關(guān)閉歸檔。
四、其他
1.如由貨代安排拖車/進(jìn)貨代倉庫的并且由貨代安排報關(guān)的貨物,貨代操作應(yīng)在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜,并在免堆期內(nèi)安排進(jìn)港,避免產(chǎn)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn),并做好登記。
2.客戶因各種原因取消訂艙的,需要求其書面確認(rèn),在確認(rèn)所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。
3.提單繕制注意事項:
?、偬釂蔚膬?nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET 等。
②提單表面應(yīng)清潔,避免過多涂改,一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目,比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號等不可更改。切記報關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。
?、劭蛻粢蟪龃C的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實確認(rèn)。
?、茉瓌t上不能同意客戶倒簽提單的要求。
?、莺_\提單原則上歸貨代所有,不能提供給客戶海運提單,出給客戶的提單是由貨代提供(客戶要求出直單的情況除外)。